Witamy arrow Funkcje programu
Funkcje programu Drukuj

  • Rejestr dokumentacji
    Wszystkie dokumenty wchodzące w skład dokumentacji aktowej lub technicznej są rejestrowane w bazie danych programu. Zaawansowane mechanizmy zapytań do bazy danych pozwalają użytkownikowi na dowolne przeszukiwanie zbioru dokumentacji znajdującej się w archiwum.
  • Spisy zdawczo-odbiorcze
    Istnieją dwa sposoby sporządzania spisów zdawczo-odbiorczych: poprzez import pliku EXCEL® lub ręczne wprowadzenie dokumenacji do programu. Po wprowadzeniu dokumentacji generowany jest odpowiedni dokument zgodny z wymogami dotyczącymi przekazywania dokumentacji do archiwów zakładowych.
  • Rzeczowy wykaz akt - RWA
    Numer każdej teczki jest odzwierciedleniem symbolu klasyfikacyjnego, a temat - hasła klasyfikacyjnego z rzeczowego wykazu akt. W programie istnieje możliwość wyboru RWA według różnych rozporządzeń, tak by dana jednostka mogła sama dobrać sobie obwowiązujący ją RWA. Zbiór symboli klasyfikacyjnych zawartych w rzeczowym wykazie akt można edytować dowolnie, tak aby jak najdokładniej odzwierciedlić strukturę firmy.
  • Miejsce przechowywania dokumentacji
    Dla każdej teczki można określić jej fizyczne położenie w archiwum przez podanie: magazynu, regału oraz półki.
  • Opis dokumentacji
    Każdą teczkę można dokładnie opisać wprowadzając następujące dane: opis zewnętrzny, opis fizyczny, rodzaj pisma, język, liczba stron i wymiar.
  • Hasła indeksu
    Każdej teczce można przypisać dowolną liczbę haseł indeksu. Hasłami mogą być np: nazwiska osób, których akta osobowe znajdują się w danej teczce itp. W dalszej perspektywie pozwoli to na szybsze odszukanie określonej teczki.
  • Wypożyczanie dokumentacji
    Każda wypożyczana dokumentacja z archiwum może być rejestrowana w programie. Dokumentację można wypożyczać tylko uprawnionym do tego pracownikom (np: tylko kierownikom komórek organizacyjnych). Listę osób uprawnionych można edytować z poziomu programu. Podczas wypożyczania automatycznie generowana jest karta wypożyczenia na której składają podpisy: pracownik archiwum oraz osoba wypożyczająca.
  • Wydzielanie dokumentacji
    Program automatycznie realizuje wydzielanie dokumentacji, której wygasła cecha trwałości. Wygenerowaną listę pozycji do zdania na makulaturę lub do Archiwum Państwowego można edytować. Dla zweryfikowanej listy generowany jest dokument: spis dokumentacji przeznaczonej do Archiwum Państwowego lub na makulaturę. Przy przekazywaniu dokumentacji do Archiwum Państwowego istnieje możliwość wyeksportowania przekazywanych pozycji do pliku Excela zgodnie z wymogami określonymi przez Archiwum Państwowe.